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May 04, 2023

KMU: Beachten Sie dies bei der Auswahl von Druckern

Haben Sie gesehen, wie Papier von Ihrem Arbeitsplatz verschwindet? Natürlich hast du das nicht. Der

Haben Sie gesehen, wie Papier von Ihrem Arbeitsplatz verschwindet? Natürlich hast du das nicht. Die Idee des „papierlosen Büros“ ohne Drucker war Zukunftsmusik, eher eine Hoffnung und ein Traum als etwas, das in der Realität verankert war.

Die praktischen Aspekte der Führung eines Unternehmens erfordern, dass KMU auch im Jahr 2023 immer noch mindestens einen Drucker besitzen und betreiben. Denn egal wie weit die Technologie fortgeschritten ist, es scheint, dass irgendjemand irgendwo unweigerlich eine physische Kopie eines digitalen Dokuments haben möchte.

Aus diesem Grund haben wir für alle, die einen Arbeitsplatzdrucker kaufen möchten, diese Kurzanleitung zusammengestellt, in der die Überlegungen behandelt werden, die beim Kauf eines solchen Druckers zu beachten sind.

Ermitteln Sie die durchschnittliche Anzahl an Seiten, die Ihr Unternehmen jeden Monat druckt. Dies hilft Ihnen bei der Auswahl eines Druckers mit dem passenden Arbeitszyklus und dem empfohlenen monatlichen Druckvolumen. Da nicht alle Drucker gleich sind, ist es bei der Suche nach einem Drucker, der Ihren Anforderungen entspricht, eine große Hilfe, diese Statistiken im Voraus zu kennen.

Überlegen Sie, wie schnell Ihre Dokumente gedruckt werden müssen. Einige sind Geschwindigkeitsdämonen, während andere Sie selbst auf die einfachsten Aufgaben warten lassen. Es mag offensichtlich klingen, aber wenn Ihr Unternehmen Hochgeschwindigkeitsdruck benötigt, suchen Sie nach einem Drucker mit schnelleren Druckgeschwindigkeiten. Wenn möglich, sprechen Sie mit einem Verkäufer und fordern Sie eine Vorführung an, um es selbst in Aktion zu sehen.

Bedenken Sie jedoch, dass Hochgeschwindigkeitsdrucker mehr kosten als ihre langsameren Gegenstücke, sodass ein Kompromiss zwischen Kosten und Leistung letztendlich Ihren Anforderungen am besten gerecht wird.

Bewerten Sie die für Ihr Unternehmen erforderliche Druckqualität. Wenn Sie professionelle Dokumente oder Bilder drucken müssen, wählen Sie einen Drucker mit hoher Auflösung und Farbgenauigkeit. In der Vergangenheit produzierten Laserdrucker Dokumente in höchster Qualität, aber die Tintenstrahltechnologie hat so große Fortschritte gemacht, dass sie heute sogar Ausdrucke in Laserqualität erstellen können.

Der Wert, auf den Sie im Datenblatt des Druckers achten sollten, ist „DPI“ oder „Punkte pro Zoll“. Je höher dieser Wert ist, desto schärfer sind die Druckergebnisse. Wenn Sie im Geschäft einkaufen, fragen Sie den Verkäufer, ob er Ihnen Musterdrucke des Druckers zeigen kann, an dem Sie interessiert sind, damit Sie einen direkten Vergleich anstellen können.

Bewerten Sie die Papierhandhabungsanforderungen Ihres Unternehmens. Berücksichtigen Sie die Formate und Arten von Papier, die Ihr Unternehmen verwendet, und besorgen Sie sich einen Drucker, der diese verarbeiten kann. Denken Sie daran, dass Drucker weitaus häufiger A4-Seiten als A3-Seiten drucken. Achten Sie auf Funktionen wie den automatischen Duplexdruck (die Möglichkeit, ohne manuellen Eingriff auf beiden Seiten des Papiers zu drucken) und das Vorhandensein mehrerer Papierfächer.

Mehrere Papierfächer ermöglichen das gleichzeitige Einlegen verschiedener Papiertypen. Mit dieser Funktion können Sie außerdem mehr Papier auf einmal speichern, die Papierverschwendung reduzieren und bestimmte Aufträge rationalisieren. Sie können beispielsweise ein Fach für den alltäglichen Druck, ein anderes für Umschläge und ein weiteres für Etiketten festlegen, um es den Mitarbeitern durch Anpassung der Einstellungen im Druckauftrag zu erleichtern, das zu drucken, was sie benötigen.

Die zweitwichtigste Überlegung, nachdem Sie sich für Laser oder Tinte entschieden haben, ist die Art und Weise, wie der Drucker mit Ihrer Büro-IT-Umgebung verbunden wird. Idealerweise wünschen Sie sich einen Drucker mit USB-Anschluss, LAN-Anschluss und WLAN-Konnektivität, da dies maximale Flexibilität bietet, wenn es darum geht, den Mitarbeitern Zugriff auf seine Funktionen zu gewähren.

WLAN ist am praktischsten, da Sie den Drucker praktisch überall in Ihrem Büro aufstellen können. Wenn Sie also auf etwas verzichten möchten, verzichten Sie auf die beiden anderen Verbindungen.

Die meisten Unternehmen müssen auch Dokumente scannen, kopieren und faxen (obwohl heutzutage weniger die letzte Option benötigt). Ein Multifunktionsdrucker, der all dies kann, kann dazu beitragen, Ihre Büroausrüstung zu konsolidieren und Kosten und Platz zu sparen.

Der vielleicht wichtigste Gesichtspunkt in diesen schwierigen wirtschaftlichen Zeiten sind die Gesamtbetriebskosten eines Druckers, die den anfänglichen Kaufpreis, die laufenden Lieferungen (Tinten- oder Tonerkartuschen, Papier) und die Wartungskosten umfassen. Suchen Sie nach Druckern, die kostensparende Funktionen wie Patronen mit hoher Kapazität oder Tintensparmodi bieten.

Informieren Sie sich auch über die Wiederbeschaffungskosten für Verbrauchsmaterialien, da diese in manchen Fällen astronomische Ausmaße annehmen. Es ist nicht ungewöhnlich, günstige Drucker zu finden, die fast so viel kosten wie Ersatztinte/-toner. Stellen Sie daher sicher, dass Sie sorgfältig prüfen, bevor Sie sich entscheiden.

Dieser Punkt ist wegen der globalen Kompatibilität weniger wichtig, aber wir erwähnen ihn trotzdem: Stellen Sie sicher, dass der Drucker mit den Betriebssystemen und Softwareanwendungen Ihres Unternehmens kompatibel ist.

Die meisten Drucker, die Sie heutzutage kaufen, unterstützen sowohl Windows als auch Mac. Wenn Sie ein anderes Betriebssystem wie Linux verwenden, gibt es wahrscheinlich irgendwo Treiber dafür, wenn Sie genau hinsehen. Daher ist dies ein wenig strittiger Punkt. Oder ist es?

Überprüfen Sie unbedingt den Ruf des Herstellers in Bezug auf Kundensupport sowie die Länge und den Umfang der für den Drucker bereitgestellten Garantie. Online-Bewertungen sind eine gute Quelle für diese Informationen.

Sie möchten nicht mit einem Defekt nach dem Auspacken ins Büro zurückkehren und wochenlang auf die Reparatur des Druckers warten müssen, da die Firmenpolitik darin besteht, defekte Geräte nicht sofort auszutauschen.

Berücksichtigen Sie die Benutzerfreundlichkeit und Benutzeroberfläche des Druckers. Achten Sie auf Funktionen wie Touchscreen-Steuerung, intuitive Navigation und einfache Wartungsverfahren. Hier eignen sich Drucker mit Touchscreen am besten, da Sie lediglich den Bildschirm lesen und den Anweisungen folgen müssen.

Drucker von etablierten Herstellern wie HP, Epson, Canon und Brother integrieren die vielen Erkenntnisse, die diese Unternehmen im Laufe der Jahre darüber gelernt haben, was Kunden von ihren Druckerschnittstellen erwarten. Daher wurden ihre Designs optimiert, um diese auf einfachste und bequemste Weise zu erfüllen.

Informieren Sie sich über die Sicherheitsfunktionen des Druckers, insbesondere wenn Sie mit sensiblen oder vertraulichen Informationen umgehen. Suchen Sie nach Funktionen wie Benutzerauthentifizierung, Datenverschlüsselung und sicheren Druckoptionen. Die branchenübliche Vorgehensweise besteht darin, Benutzer zur Eingabe eines Codes zu zwingen, bevor vertrauliche Dokumente gesammelt werden. Sie müssen wissen, ob der Drucker, den Sie in Betracht ziehen, über diese Funktion verfügt.

Suchen Sie nach Online-Rezensionen und holen Sie sich Empfehlungen von anderen Unternehmen oder Branchenexperten ein, die Erfahrung mit den Druckern haben, die Sie in Betracht ziehen. Nichts sagt so sehr „Dieser Drucker ist großartig“ wie die begeisterten Bewertungen von Hunderten oder Tausenden von Menschen. Ebenso ist es eine gute Möglichkeit, sich über die potenziellen Fallstricke Ihres möglichen Druckerkaufs zu informieren, bevor Sie sich entscheiden.

Stuff hat kürzlich einen Artikel über die Frage der Miete oder des Besitzes von Geschäftsgeräten veröffentlicht, der am besten auf Dinge wie Drucker anwendbar ist.

Der größte Vorteil beim Mieten eines Druckers besteht darin, dass der Drucker vollständig das Problem des Vermieters ist. Der Verleiher richtet es ein, und Sie müssen nur noch ausdrucken und für das bezahlen, was Sie nutzen. Wenn es kaputt geht (und das wird auch passieren, weil Drucker schlecht sind), muss der Vermieter kommen und es reparieren, und zwar innerhalb einer vereinbarten Zeit. Wenn die Tinte oder der Toner zur Neige geht, ist es ebenfalls Sache des Verleihers, Nachfüllungen vorzunehmen.

Der Nachteil der Miete besteht darin, dass Sie im Laufe der Zeit mehr für den Drucker zahlen als für den vollständigen Besitz des Druckers. Da man aber auch den Problemen aus dem Weg geht, die unweigerlich auftauchen werden, lohnt es sich unserer Meinung nach, etwas mehr für die Miete zu bezahlen.

Wenn Sie all dies berücksichtigen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen und einen Drucker auswählen, der den spezifischen Anforderungen und dem Budget Ihres Unternehmens entspricht. Kaufen Sie nicht einfach den ersten Drucker, den Sie sehen, sondern stellen Sie ein paar gezielte Fragen, und Sie werden wahrscheinlich einen Drucker finden, der Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.